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安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度

發(fā)布時間：

2022-02-17 16:29

安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度

 

一、目的

為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件和檔案的管理，確保安全規(guī)章制度和操作規(guī)程編制、使用、評審、修訂的有效性，建立文件和檔案的管理制度，進一步明確責(zé)任部門、人員、流程、形式、權(quán)限及各類安全生產(chǎn)檔案及保存要求，使文件充分發(fā)揮在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合集團公司實際情況，特制訂本制度。

二、適用范圍

適用于集團公司安全生產(chǎn)文件和檔案資料的控制與管理。

三、工作職責(zé)

3.1安全風(fēng)險部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督指導(dǎo)。

3.2安全風(fēng)險部為安全文件資料管理部門，具體負(fù)責(zé)收集、管理與控制集團公司安全文件和資料；各部門具體負(fù)責(zé)收集、管理本部門的安全文件和資料。

3.3集團公司發(fā)布的安全生產(chǎn)文件，應(yīng)符合集團公司文件和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。

四、管理內(nèi)容

4.1文件資料收集和處理流程

4.1.1安全規(guī)章制度的管理流程一般包括編制、評審、發(fā)布、使用、修訂五個環(huán)節(jié)，新修訂的管理制度應(yīng)注明生效日期。

4.1.2安全生產(chǎn)文件和檔案資料內(nèi)容主要包括如下：

4.1.2.1安全生產(chǎn)工作目標(biāo)責(zé)任書；

4.1.2.2政府機關(guān)、上級部門發(fā)來的與集團公司安全工作有關(guān)的決定、建議、提示、命令、條例、規(guī)定、通知等資料；

4.1.2.3內(nèi)部的各種安全工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等；

4.1.2.4安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)等資料，以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料；

4.1.2.5重要的安全會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等等；

4.1.2.6制度文件：有關(guān)部門制定和下發(fā)的制度性文件，安全生產(chǎn)方面的通知和通報等，集團公司制定的各項安全生產(chǎn)管理制度；

4.1.2.7安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳、培訓(xùn)教育活動情況資料等；

4.1.2.8生產(chǎn)安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報告資料、事故調(diào)查處理材料；

4.1.2.9其他具有查考價值的文件資料。

4.1.2.10新建、改建和擴建項目“三同時”風(fēng)險評價信息

4.1.2.11特種設(shè)備、危險源等臺賬記錄。

4.2立卷歸檔

4.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

4.2.2應(yīng)按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)編好的立卷類目，采取相應(yīng)的措施進行分門別類。

4.2.4集團公司需要長期保存的安全檔案，在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔、送集團公司檔案室保存。

4.2.4各種文件資料按類別進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

4.2.5不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。

4.3文件和檔案保管

4.3.1檔案必須入柜，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

4.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

4.3.3檔案和文件應(yīng)存放在固定、明顯并易于查閱的位置，確保對安全生產(chǎn)管理有效。

4.3.4對過期或作廢的文件要及時銷毀，不能混放，防止誤用。

4.4文件和檔案保存周期

4.4.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求、安全培訓(xùn)記錄、事故及案例、法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演練信息；維護和校驗記錄等永久保存。

4.4.2主要安全生產(chǎn)文件、事件記錄、風(fēng)險評價信息、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告等長期保存。

4.4.3檢查、整改記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動、承包商和供應(yīng)商信息記錄短期保存。

4.5文件和檔案借閱及檔案發(fā)放

4.5.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，外單位借閱須經(jīng)安全風(fēng)險部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

4.5.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

4.5.3歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

4.5.4安全規(guī)章制度應(yīng)采用固定形式發(fā)布，如通過紅頭文件形式或在內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等，發(fā)布范圍應(yīng)覆蓋制度相關(guān)的部門和個人。

4.5.5發(fā)布的文件應(yīng)有專人管理，不得隨意翻印、復(fù)制。

4.6文件和檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

4.7文件和檔案統(tǒng)計

4.7.1銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

4.7.2要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。

4.7.3除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。

4.7.4統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確真實。

4.7.5對永久、長期、短期保存的文件和資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

4.8文件和檔案保密

4.8.1檔案工作人員要嚴(yán)守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

4.8.2不得傳播、議論有關(guān)機密問題。

4.8.3文件和檔案資料未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不準(zhǔn)帶到公共場所。

五、附則

5.1本制度由集團公司負(fù)責(zé)解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

5.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

 

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